Tilvísun í fjölskylduteymið berst frá fulltrúa/aðila teymis eins og til dæmis í kjölfar greininga, í gegnum skólaheilsugæslu eða bráðateymi BUGL. Ósk um þjónustu getur borist úr nærumhverfi barnsins eins og frá foreldrum, kennara, nemendaverndarráði eða heilsugæslu sem hefur þá samband við aðila teymissins. Sá sem vísar máli, tilvísandinn, er ábyrgur fyrir:

• Að kynna teymið fyrir foreldrum og hvers megi vænta varðandi ferlið og vera tengiliður við fjölskyldurnar þangað til málið er tekið fyrir á teymisfundi. Sjá til að foreldrar skrifi undir upplýst samþykki og fyllt séu út tilvísunareyðublöð.
• Að senda teymisstjóra upplýsingar um nýtt mál.
• Að taka saman mikilvæg málsgögn (greiningar, aðra íhlutun) og koma þeim til teymisstjóra áður en málið er tekið fyrir á teymisfundi/undirbúningsfundi eða á fundinum sjálfum. Um leið og gagna er aflað ætti að skanna skjöl í Sögu eins fljótt og auðið er og eyða pappírsgögnum.
• Að upplýsa skólahjúkrunarfræðing og heimilislækni um að málinu hafi verið vísað í teymið. Ef stutt er í næsta teymisfund er nóg að gera það á fundinum sjálfum en ef það eru einhverjar vikur í næsta teymisfund er gott að gera það sem fyrst.

Undirbúningsteymi starfar innan hverrar heilsugæslustöðvar og undirbýr mál fyrir samráðsfund í Fjölskylduteymi. 

Í teyminu sitja teymisstjórar, sálfræðingur heilsugæslu, verkefnastjóri heilsuverndar skólabarna og skólahjúkrunarfræðingar. Heimilislæknar koma inn eftir þörfum, ásamt öðrum hjúkrunarfræðingum svo sem í ung- og smábarnavernd. Teymisfundir eru haldnir 1-2x í mánuði eða að minnsta kosti í vikunni fyrir Fjölskylduteymisfundi. Lengd fundarins fer eftir fjölda mála en hann getur verið frá 30-120 mínútur. 

Undirbúningsteymi:

• Fer yfir öll mál sem taka ætti fyrir í mánuðinum samkvæmt málalista.
• Ákveður hvaða mál skuli taka fyrir á samráðsfundi Fjölskylduteymis.
• Ræðir þau mál sem eru í vinnslu í teyminu.
• Ef við á þá ákveður teymi hvort þörf sé á tíma hjá heimilislækni til skoðunar eða rannsóknar og útvegar þann tíma. 
• Ef við á þá ákveður teymið hvort þörf sé á skoðun eða mælingum hjá skólahjúkrunarfræðing.
• Allir pappírar og skráning er í umsjá teymisstjóra. Skráning í fundargerð. Einnig að taka á móti upplýstu samþykki og tilvísunarpappírum. 
• Eftir fundinn þá sjá teymisstjórar um skráningu, skanna inn gögn ef það hefur ekki verið gert, undirbúa dagskrá fyrir samráðsfund fjölskylduteymis og boða þann fund. 
• Fulltrúar frá stofnunum geta bætt málum við listann ef þörf er á en þó ekki síðar en 3 dögum fyrir Fjölskylduteymisfundinn. 

Teymisstjórar halda utan um nöfn þeirra barna sem fjallað er um á teymisfundinum og senda út málalista fyrir fundinn í tölvupósti á fastafulltrúa í læstu skjali, síðasta lagi þremur dögum fyrir fund. 

Málalistinn er læst skjal með kennitölu og nafni þeirra barna sem tekin verða fyrir á fundinum, engar aðrar upplýsingar mega koma fram. Allir fulltrúar í teyminu þurfa að hafa lykilorð af læsta skjalinu. 

Fjölskylduteymisfundur

1. Teymisstjóri stýrir fundi og skráir fundargerð. Hann sér einnig um að verkaskipting fagaðila sé ljós í hverju máli samkvæmt meðferðaráætlun sem gerð er í hverju máli. Ef teymisstjórar eru tveir þá skipta þeir með sér verkum.
2. Tilvísendur kynna ný mál fyrir teyminu með SBAR. Umfjöllun þarf að fela í sér:
   • Núverandi staða barns
   • Hvað hefur verið gert
3. Teymið gerir áætlun sem felur í sér: 
   • Hvað á að gera og hvers vegna
   • Hvenær á meðferð að fara í gang
   • Hverjir vinna með málið
   • Hver er málastjóri og fylgir málinu eftir
   • Hver upplýsir foreldra um niðurstöðu fundarins
   • Hver eru tímamörk og hvenær skuli ræða málið aftur
4. Ef málið er ekki nýtt þá er framvinda og staða könnuð. Einnig getur verið fyrirspurn um málið milli stofnanna - til dæmis um hvar það er statt á biðlista.
5. Mikilvægt er að allir fulltrúar sem sitja fundinn komi vel undirbúnir á fundina, skoði öll málin á málalistanum og hvort vinnsla sé í málinu á þeirra stofnun og þá hvaða vinnsla er í gangi.
6. Ef mál er nýtt í teymi skal ræða það aftur í síðasta lagi eftir 6 mánuði og endurmeta meðferðaráætlun. Ef vel gengur má ef til vill taka stöðu eftir 1 ár og ef allt gengur vel eftir ár - þá má loka málinu. Auðvelt er að opna mál aftur í teyminu.

• Teymisstjórar skrá í Sögu að barnið sé komið í teymið.
• Teymisstjórar skrá mál á málaskrá og tímasetja samkvæmt samþykki fundarins um endurmat á máli. Hvert barn hefur sitt málanúmer sem hægt er að nota ef þarf að koma í veg fyrir að mál verði persónurekjanlegt. 
• Upplýst samþykki frá foreldrum er skannað í Sögu og síðan eytt. 
• Tilvísandi/tengiliður lætur foreldra vita um niðurstöður fundar innan tveggja daga frá fundi ef mál er nýtt, annars eftir þörfum. 
• Skólahjúkrunarfræðingur upplýsir eftir atvikum nemendaverndarráð í grunnskóla barnsins að barn sé í teyminu og hvaða vinna sé í gangi. 
• Ritari gengur frá fundargerð án persónurekjanlegra upplýsinga (til dæmis eftir málanúmerum eða dagskrárnúmerum) og sendir í læstu skjali til fastra fundarmanna í teyminu svo að skráning á umræðum og niðurstöðum í sjúkraskrá/málaskrá hvers barns fyrir sig sé samræmd. Í SÖGU er það skráð á dagál undir „samskipti milli stofnanna“. Tekið úr heilsugátt og sent með „signed transfer“.
• Fagaðilar sem vinna saman að málum eru í samskiptum eftir þörfum milli teymisfunda og við foreldra eftir þörfum.
• Einnig þarf að fylla út tilvísunarpappíra (viðhengi) sem er hugsað sem vinnuskjal fyrir fagaðila í teyminu og notað til að greina vandann, þarfir og úrræði fyrir barnið og fjölskylduna.
• Umræður á fundi og niðurstöður er skráð á áætlunarblað sem fylgir málinu meðan það er opið í teymi.
• Öll vinnuskjöl sem notuð eu á meðan mál eru opin í teymi, svo sem tilvísunarpappírar, upplýst samþykki og áætlun/framvinda í læstum skjalaskáp eða í skjalaherbergi heilsugæslunnar. 

 

• Teymið tekur ákvörðun í samráði við foreldra um að vísa barni í þjónustu á aðrar stofnanir þegar við á og ákveður hvaða fagaðili tekur það að sér. Þetta á til dæmis við um barnaverndartilkynningar, ÞHS, GRR, SÓL, og fleira.
• Þegar vísa á barni á BUGL í meðferð á göngudeild skal það alltaf gert í samráði við fagaðila frá BUGL sem sitja fundinn. Það á þó ekki við um bráðaþjónustu BUGL sem er meðal annars að meta sjálfsvígshættu og geðrofseinkenni - þá á að hafa strax samband við BUGL.
• Teymið getur óskað eftir upplýsingum frá stofnunum ekki aðilar að teyminu. Það getur líka óskað eftir að fagaðili frá annarri stofnun, svo sem skóla, komi á fundinn vegna ákveðinna mála og sitji meðan sú umfjöllum fari fram. 
• Tilvísanir til stofnanna sem eru aðilar að teyminu fara eftir tilvísunarferli hverrar stofnunar fyrir sig. 

Máli lýkur í teymi

• þegar vandamálið er leyst
• þegar börn hafa náð 18 ára aldri
• þegar foreldrar óska eftir því að hætta í teyminu

Auðvelt er að opna mál aftur ef foreldrar óska eftir því eða þörf sé á að mati fagaðila.